Bir sosyal hareketin başarısı ne kadar destekçiyi mobilize edebildiği ile orantılıdır. Kısıtlı kaynaklarla gönüllülerin sayısı ve yetenekleri de hareketin başarısını doğrudan etkiler. Destekçi ve gönüllülere ulaşmak ve onları yönetebilmek sosyal hareketi planlayan organizasyonun temel görevidir.
Gönüllü ve destekçilerinizin önüne uygulanabilir süreçler koyun.
Gönüllü ve destekçilere ulaşmadan önce, gönüllülerden ve destekçilerden ne beklediğinizi iyi anlamalısınız. İnsanların önüne tanımlanmış süreçler ve görevler koyabilirseniz hareketinize daha kolay angaje olacaklardır.
Hareketinizin ve organizasyonunuzun ihtiyaçlarını doğru belirleyin.
Hangi tür hizmetlere ihtiyacınız olduğunu bilirseniz, gönüllülerinize daha iyi tanımlanmış görevler verebilirsiniz. Hizmet ihtiyacınızı iyi tanımlayın. Bir kerelik mi, bir sürelik mi? Ne tür özelliklere sahip bir kişi bu ihtiyacı karşılayabilir? Gönüllünün sorumlulukları neler olacak? Destekçilerinize eposta ve sosyal medya yoluyla ulaşarak gönüllü ihtiyacınızı ve bu gönüllülere neden ihtiyacınız olduğunu anlatın. Bu mesajların hareketinizi ve organizasyonu anlatması da gerekir.
Ulaşmak istediğiniz insanları onların sık ziyaret ettiği mecralarda yerde bulun
Hareketinize uygun gönüllülerin ziyaret ettiği siteleri belirleyin. Hedef kitleniz ve ulaşmak istediğiniz destekçiler için de aynı durum söz konusu. Mesajlarınızın belirlediğiniz sitelerde görünürlüğünü sağlayın. Bunun için bu sitelerin yöneticileriyle işbirlikleri yapın.
Her sosyal medya mecrasında yer almak iyi bir fikir olmayabilir.
Yeni destekçi ve gönüllülere ulaşmak için yeni bir sosyal platforma girmeden önce, mevcut web sitenizi ve sosyal ağlarınızı ne kadar etkili kullandığınızı ölçün. Gerçekten yeni bir ağa ihtiyacınız var mı? Her platform yeni kaynaklar gerektirir. Eğer bu kaynakları sağlayamazsanız yeni bir sosyal ağa katılmak hareketinizi güçlendirmez, aksine güç kaybettirebilir.
Gönüllüler için ilk bakacağınız yer kendi sosyal çevreniz olmalı.
Yeni gönüllüler ararken, kendi çevrenizi, arkadaşlarınızı ve tanıdıklarınıza mutlaka öncelik tanıyın. Yeni bir kişiyle çalışmaktansa tanıdıklarınızı tercih etmek kaynaklarınızı verimli kullanmanız için gerekli. Yeni bir kişiyle güven ilişkisi kurmak zaman alır. Güvendiğiniz insanlarla çalışmak size zaman kazandırır.
Sosyal medyadaki diliniz hedef kitlenize yaklaşımınızı belirler.
Çevrimiçi ortamlarda, özellikle sosyal medyada destekçilerinize ve gönüllülerinize seslenirken kullandığınız dil başarınız için belirleyicidir. Hareketinizin ve organizasyonunuzun dili üzerine çalışın. Bu konuda bir profesyonelden yardım alın.
Hareketinize katılan insanların çevreleri, sosyal medyadaki takipçileri erişiminizi arttırmak için en önemli kaynağınızdır.
Sizi destekleyen ve gönüllü olarak hareketiniz için destek olmak isteyen insanlara mutlaka çevrelerinde hareketinize katılacak başka insanlar olup olmadığını sorun. Mesajlarınızı, paylaşımlarınızı, etkinliklerinizi paylaşmaları için çağrılarda bulunun. Bunu birkaç kere değil, sürekli yapmaları için onları teşvik edin.
Gönüllü adaylarını organizasyonunuza dahil etmek için acele etmeyin.
Potansiyel gönüllülerinizi tanımak ve gerçekten ihtiyacınız olan kişi olup olmadığınız anlamak için zaman ayırın. Aksi takdirde daha büyük bir zaman kaybı yaşayabilirsiniz. Gönüllü adayı organizasyonunuzu, hareketinizin hedeflerini hemen anlayamayabilir. Yanlış insanlarla çalışarak onarılması güç hatalar yapabilir, güven problemleri yaşayabilirsiniz.
Organizasyonunuzda mutlaka bir gönüllü koordinatörü görevlendirin.
Gönüllülerinizi yönetmek için ekibiniz içinde mutlaka tek işi bu olan birisi olmalı. Bu gönüllü koordinatörünün harcadığı emek ve zamanın, etkili bir gönüllü yönetimi ile misliyle kazanılacağının farkında olmalısınız.
Gönüllü koordinatörünün işi süreklidir.
Harekete ilgi duyan herkes, web sitenizde ve sosyal ağlarınızda hareketinizle ve organizasyonunuzla ilgili soru soran kişiler potansiyel gönüllülerdir. Koordinatör bu kişilerle ilgilenmek ve onları tanıyarak harekete kazandırmak için çaba göstermelidir. Web sitenizde gönüllülere ve destekçilere yönelik formlar bulundurmak ve bu formlarla sağladığınız verileri analiz etmek de hareketiniz için önemli bir görevdir.
Başarıya hazırlıklı olun.
Hazırlıksız yakalanan bir başarı büyük bir başarısızlığa dönüşebilir. Yönetemeyeceğiniz kadar destekçi ve gönüllü başvurusu olursa, başarınız tehlikeye girer. Hem ekibiniz içinde hem de destekçilerinizin gözünde hareketiniz güven kaybeder ve telafisi zor bir gerileme yaşanabilir.
Destekçilerinizi ve gönüllülerinizi sürekli motive edin.
Destekçileriniz ve gönüllülerinize yönelik eğitim ve eğlence etkinlikleri düzenleyin. Bu hareketiniz içindeki insanların arasındaki bağı güçlendirir.
Unutmayın! Gönüllülerin maddi bir beklentisi olmasa da herkes gibi onlar da yaptığı işten bir fayda ve tatmin bekler.
Çoğunlukla bu fayda ve tatmin beklentisi, tanınmak ve takdir edilmektir. Herkes organizasyon içinde yaptığı işin değerli olduğunu hissetmek ister. Gönüllülerinize unvan verin, yaptıklarından dolayı sık sık farklı yollardan teşekkür ederek onları değerli hissettirin. Web sitenizden ve sosyal ağlarınız üzerinden gönüllülerinizi tanıtın ve yaptıkları işi anlatın. Etkinliklerinizde gönüllülerinizi ön plana çıkarın. Bu etkinliklerde onlara küçük hediyeler vermeyi ihmal etmeyin.